Pendahuluan
Surat permohonan tertulis adalah surat yang dibuat untuk meminta sesuatu secara resmi. Biasanya surat ini digunakan untuk mengajukan permohonan kepada pihak yang berwenang, seperti perusahaan, instansi pemerintah, atau lembaga pendidikan. Dalam artikel ini, kita akan membahas cara membuat surat permohonan tertulis dengan benar.
Langkah-langkah membuat surat permohonan tertulis
1. Tentukan tujuan surat
Sebelum mulai menulis surat, tentukan terlebih dahulu tujuan dari surat tersebut. Apakah Anda ingin mengajukan permohonan, meminta izin, atau menyampaikan informasi tertentu?
2. Buat susunan surat
Setelah menentukan tujuan surat, buat susunan surat yang jelas dan terstruktur. Susunan surat permohonan tertulis biasanya terdiri dari bagian pembuka, isi surat, dan penutup.
3. Tulis bagian pembuka
Bagian pembuka surat merupakan pengantar yang berisi nama penerima surat, jabatannya, dan alamat kantor atau instansi yang dituju. Pastikan informasi yang disampaikan sudah benar dan lengkap agar surat dapat sampai ke tujuan dengan tepat.
4. Tulis isi surat
Setelah bagian pembuka, tulis isi surat dengan jelas dan singkat. Sampaikan tujuan Anda dengan jelas dan terperinci, serta jelaskan alasan mengapa Anda mengajukan permohonan atau meminta izin.
5. Sertakan informasi pendukung
Untuk memperkuat argumentasi di dalam surat, sertakan informasi pendukung yang relevan seperti data statistik, laporan atau dokumen pendukung lainnya.
6. Gunakan bahasa yang sopan dan jelas
Pastikan bahasa yang digunakan dalam surat sopan dan jelas. Hindari menggunakan bahasa yang ambigu atau membingungkan, sehingga pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh pihak yang dituju.
7. Sebutkan tindakan selanjutnya
Sebutkan tindakan selanjutnya yang akan Anda lakukan setelah mengirimkan surat tersebut. Misalnya, menunggu balasan atau mengikuti prosedur yang telah ditentukan.
8. Tulis penutup
Di akhir surat, tulis penutup yang sopan dan mengucapkan terima kasih atas perhatian yang diberikan. Jangan lupa untuk mencantumkan tanda tangan dan nama lengkap Anda di bawah penutup.
9. Periksa kembali surat
Sebelum mengirimkan surat, periksa kembali surat untuk memastikan tidak ada kesalahan atau kekurangan dalam penulisan.
10. Kirim surat
Setelah memastikan surat sudah sesuai dengan yang diinginkan, kirimkan surat tersebut ke alamat yang dituju.
Kesimpulan
Membuat surat permohonan tertulis sebenarnya tidak sulit, asalkan Anda mengetahui tujuan surat dan membuat susunan surat yang jelas dan terstruktur. Pastikan juga bahasa yang digunakan sopan dan jelas, serta sertakan informasi pendukung yang relevan. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, diharapkan surat yang Anda buat dapat diterima dan ditindaklanjuti oleh pihak yang dituju.
